Emissão de nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e) é um assunto mais sério e que demanda mais cuidados do que você imagina…

Pense na dor de cabeça da rotina da área contábil que precisa fazer um controle eficaz dessas NFS-e, mas tem de lidar com dois grandes desafios: o montante desses documentos recebidos e a falta de padronização entre eles.

Não ache que se trata de exagero, mas esse é o cenário a que muitas empresas estão sujeitas a enfrentar para fazer um controle eficiente e organizado de NFS-e.

E a questão vai muito além da simples padronização e diminuição de volume de documentos, passa também por uma possível vulnerabilidade da sua empresa diante das leis tributárias, pois, diferentemente da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), a NFS-e tem diversos layouts e arquivos com campos diferentes para serem preenchidos e isso ocorre porque cada prefeitura estabelece esse modelo.

E justamente por causa dessa falta de padrão existe a possibilidade de falhas na integração de dados o que por mais que a gestão fiscal da sua empresa seja impecável e organizada, leve a grandes chances de ocorreram falhas na integração das informações, deixando sua empresa vulnerável diante da complexa legislação tributária brasileira.

Você deve estar se perguntando sobre o que fazer não é mesmo?

Bem, para minimizar esses e outros problemas relacionados à gestão de sua empresa e alcançar um resultado positivo, há soluções tecnológicas focadas em gestão fiscal que permitem (entre outras coisas) a gestão unificada e eficiente fazendo com que seja entregue um layout único de NFS-e, padronizando os dados e reduzindo a vulnerabilidade tributária.

Mas antes de escolher o sistema ideal para sua empresa, quais pré-requisitos considerar na hora de contratar um software especializado em gestão fiscal?

Podemos apontar algumas diretrizes que lhe ajudarão a escolher a melhor opção para resolver o seu problema, baseados em alguns aspectos mais essenciais que a solução deve dispor. Acompanhe:

 

Segurança das informações hoje, segurança amanhã, segurança sempre.

Manter os documentos fiscais arquivados de maneira adequada e em concordância com o que é exigido pela legislação tributária é outro ganho que um software de gestão pode possibilitar.

Recursos como assinatura digital favorecem a segurança de informações e evitam fraudes em decorrência de fragilidades no processo.

Boa praça: integração com as principais prefeituras.

Avalie se o sistema pesquisado possui a maior abrangência possível, isto é, consiga consolidar as informações de NFS-e das maiores unidades administrativas municipais.

Dessa forma, o sistema capta as informações direto das prefeituras e transforma em um XML com um layout padrão, sem que seja preciso se preocupar em adaptar-se aos vários padrões e diferentes layouts.

Sem complicação: automação do processo.

Ainda há muitas empresas que dependem do recebimento de documentos fiscais por e-mail, o que as deixa vulneráveis em relação as falhas de arquivamento adequado e a disponibilização das informações de forma correta.

Fique atento(a) se a solução pesquisada permite emitir notas, controlar, imprimir e cancelar os documentos de forma automatizada, simplificada e até mesmo manual no caso de uma necessidade específica, por exemplo.

Visão além do alcance: vislumbre completo da gestão fiscal.

Considere também que a tecnologia precisa estar preparada para gerenciar os diferentes tipos de documentos fiscais, tais como NF-e e NFS-e por exemplo, sendo assim, dá mais transparência e segurança no arquivamento dessas informações, tornando o processo mais seguro e menos vulnerável a complicações judiciais.

Ao ter um sistema com esses recursos, sua empresa poderá validar a estrutura do arquivo recebido e integrar as informações a um padrão unificado, favorecendo a assinatura digital (que permite maior agilidade a esse procedimento).

Para quem envia A NFS-e, a tecnologia pode transformar o documento de acordo com o padrão da prefeitura, por exemplo, retornando a resposta ao prestador.

O Nxfácil possui integração com as principais prefeituras e entre outras vantagens possibilita que você simplifique a gestão de sua empresa e turbine a emissão de notas fiscais e boletos bancários.

Tudo para que você possa alavancar a gestão de seu negócio, experimente!

Bruna Klaumann