Saber fazer o fechamento de caixa é sem sombra de dúvidas, uma das demandas mais importantes para garantir a saúde financeira do seu negócio, uma tarefa que envolve atenção e muito cuidado na conferência de valores e na checagem das operações realizadas.

Por mais que pareça simples essa atividade ainda costuma gerar dúvidas para os operadores e empreendedores que a executam, mas uma vez superado todo e qualquer obstáculo para a perfeita execução dessa tarefa, ela pode inclusive ajudar a prevenir problemas com o Fisco, pois identifica possíveis falhas e omissões de maneira periódica.

E é de suma importância que a pessoa responsável por esse procedimento não deixe escapar nenhuma categoria que deve ser levada em consideração na hora de compilar os dados — desde as informações trabalhistas até o inventário de estoque.

Vamos aprender a fazer o fechamento do mês de modo minucioso e eficaz?

Geralmente essa atividade é realizada no início do mês e registra toda a movimentação dos 30 dias anteriores.

De modo geral é realizada em conjunto pelos departamentos financeiro e contábil, mas no caso das pequenas empresas é muito comum que seja efetuado pelo próprio empreendedor ou alguém de sua confiança (um colaborador por exemplo).

Todas as operações têm de ser minuciosamente registradas de forma correta no decorrer do mês para que, quando chegar o momento, sejam computadas no Balanço Patrimonial e na DRE (Demonstração de Resultados do Exercício).

Se sua empresa possuir um departamento financeiro é este quem irá abastecer de informações todo o processo de fechamento mensal.

Basicamente esse setor ou quem faz as vezes desse, reunirá documentos como; contratos, notas fiscais, extratos bancários, comprovantes de pagamento e recebimento e quaisquer outros relatórios que apontem impactos financeiros ou patrimoniais na empresa.

Já seu contador tem a responsabilidade de conferir e analisar os dados entregues pelo financeiro e é o profissional contábil quem faz os lançamentos das informações que compõem o fechamento mensal.

Lembre-se ainda que o profissional de contabilidade é o responsável pela entrega das obrigações legais do negócio, como cálculos trabalhistas, impostos e geração de livros obrigatórios.

Caso o contador encontre algum tipo de divergência nos dados entregues pelo financeiro, deverá interromper o fechamento e conferir com os responsáveis pela área financeira o que pode ter ocorrido de errado e uma vez sanados os erros, se dará continuidade aos trabalhos.

No final, todos os documentos retornam para a empresa.

Mas afinal quais são os dados que devem ser registrados?

Movimentações fiscais, documentos relacionados à fiscalização da Receita Federal, Fazenda Estadual, Municipal, que são:

  • Notas fiscais: todas as notas devem ser entregues ao contador, inclusive as que são referentes à compra de bens e as de transporte, além das de concessionárias de serviços (como energia elétrica e telefone, por exemplo);
  • Arquivos digitais: são as notas fiscais eletrônicas (NFE, NFS-e, etc), redução Z, arquivos do Sped Fiscal, entre outros,
  • Comprovantes dos impostos pagos: DAS, DARF, GARE, GNRE etc.

Movimentações de ordem trabalhista, tais como:

  • Guias de contribuições: como INSS, FGTS e contribuição sindical,
  • Recibos de pagamentos: salários, pró-labore, vale-transporte, férias e contratação de autônomos.

Movimentações contábeis, obviamente, também são passíveis de inserção no fechamento mensal, mas o que constaria nessas informações?

Basicamente tudo o que não se encaixa nas relações fiscais ou trabalhistas e que são computadas como movimentações contábeis os documentos relacionados a essas movimentações são os extratos bancários, contratos diversos e comprovantes de despesas e receitas, etc.

O controle de estoque também não fica de fora e deve ser feito pela empresa a fim de otimizar ainda mais a gestão financeira.

No fechamento mensal, são utilizados os dados do livro de inventário, que também deverá ser mantido atualizado e entregue ao contador.

Viu? Não tem muito segredo para fazer um fechamento mensal a palavra-chave para realizar o serviço de maneira correta é organização, e para isso, existem inclusive ferramentas que ajudam nesse processo de compilar os dados.

É o caso dos softwares de gestão empresarial e geradores de notas fiscais, como o NxFácil, que facilita a sua vida e faz que você e seu departamento financeiro ganhem tempo e possam focar no que realmente importa, o crescimento de sua empresa!

Desejamos que a partir de hoje você se sinta mais seguro(a) para realizar esse procedimento tão importante para sua organização.

Sucesso!

Bruna Klaumann