O arquivo XML é um meio digital da nota que leva os próprios dados para validação da mesma e obedece um padrão oficial nacional, normalmente após a emissão e a validação da NFe, o XML é disponibilizado em seu sistema.

XML vem do inglês eXtensible Markup Language, é uma linguagem de marcação recomendada pela W3C  para a criação de documentos com dados organizados hierarquicamente. A linguagem XML é classificada como extensível porque permite definir os elementos de marcação. O XML tem que ser guardado por cerca de 5 anos da sua data de emissão.

Em 2005 foi instituído o XML nas notas o que torna o processo mais rápido, intuitivo e menos burocrático. Então a sua nota fica guardada em formato XML eletronicamente, e sua validade é garantida por meio de certificados digitais e totalmente valida.

O arquivo XML é gerado a partir da emissão da NFe e cumpre também o papel de comprovar a propriedade sobre o bem ou serviço adquirido. É por meio dele que o Governo pode verificar os detalhes sobre as transações realizadas.

Informações obrigatórias do arquivo XML.

  • Dados da NFe: número, modelo e série da nota fiscal, além de datas de emissão, saída/entrada e valor total;
  • Dados do emitente e do destinatário: razões sociais, endereços, CNPJs e inscrições municipais e estaduais. Quando o destinatário é pessoa física, é informado o nome completo e CPF;
  • Dados dos produtos ou serviços: informando a descrição dos itens, quantidades e valores;
  • Dados do ICMS: base de cálculo e valores dos produtos, fretes, seguros, PIS, IPI e Cofins;
  • Dados do transporte: dados do transportador, do veículo e volume transportado;
  • Informações adicionais: com informações complementares de acordo com interesses do contribuinte.

Em razão da obrigatoriedade de disponibilização e de armazenamento de cada arquivo XML em cerca de 5 anos da data de emissão, pode ficar inviável à empresa ingressar no portal nacional da NF-e e, individualmente, digitar a chave de acesso relativa a cada produto para baixar o arquivo e guardar uma cópia eletrônica da nota fiscal.

A solução para trazer mais facilidade pode estar na adoção de um sistema de gestão que tenha, entre as suas funcionalidades, a emissão de notas e que guarde o XML de forma automática de todas aquelas notas emitidas. Dessa forma, seus documentos fiscais são organizados de forma muito mais fácil, melhorando o controle e preparando a empresa para possíveis ações do Fisco.

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