Goste-se ou não a inadimplência é uma realidade, e em tempos de crise econômica no país então, ela se torna uma questão cada vez mais recorrente no dia a dia das empresas.

E a situação fica bem ruim para quem não tem uma estrutura administrativa que garanta certa tranquilidade nos assuntos relacionados à cobrança de valores a receber…

Mas mesmo assim, você sabia que até mesmo em tempos como os atuais, é possível, sim, reduzir o número de inadimplência e, de quebra, melhorar a performance do seu negócio?

Acredite é mais simples do que você pensa, sem gritos e ameaças e desnecessárias e com muita técnica, profissionalismo e paciência!

Confira algumas dicas para reduzir a inadimplência com algumas ações pontuais.

Entregue a nota fiscal.

Quando empresas vendem sem a nota fiscal, perdem o direito de recorrer ao amparo da lei judicial para cobrar os clientes inadimplentes (além de não estar de acordo com a nossa legislação).

Um software de gestão pode te ajudar a gerar a nota fiscal eletrônica necessária (NF-e).

O seguro morreu de velho… Previna-se

É extremamente importante obter todas as informações possíveis sobre o seu cliente.

Por isso, se valha de todos os recursos disponíveis para esse intento, analisar o histórico de compras e pagamentos do cliente é fundamental para definir uma eventual concessão ou não de crédito.

Consultar serviços como SPC e Serasa é de grande valia para não vender a prazo para quem já está inadimplente com outras empresas por exemplo.

E ter esse tipo de informação é uma boa forma de beneficiar não só os bons pagadores que podem ter benefícios, como também, a própria companhia que pode começar a aumentar as vendas com inteligência.

Importante também blindar-se contratualmente, por isso, tenha na sua empresa um contrato padrão com cláusulas que tratam sobre a questão de inadimplência; essa medida é preventiva e deve abranger uma avaliação adequada de risco aliada à uma correta formalização.

Outras meios de pesquisa que podem auxiliar sua empresa:

Check Cadastro: Por meio de um CNPJ ou CPF, é possível obter endereço e telefone de uma pessoa a ser consultada. É válido em todo território nacional

Serasa: Produto de propriedade da empresa Serasa onde, por meio de CNPJ ou CPF, é possível localizar devedores. Também é válido em todo o território nacional.

Quem sabe faz ao vivo: prefira receber à vista

Ofereça algumas vantagens para convencer o cliente a pagar à vista: descontos na quitação antecipada, brindes, etc.

Evite cheques e considere que receber no cartão de crédito ou no cartão de débito também é considerado pagamento à vista.

E por que não? Renegocie a dívida

O relacionamento com seu cliente é muito importante e será em ocasiões decisivas como esta, que se fortalecerão os laços e parcerias ou se perderá para sempre um cliente!

Talvez por isso, valha renegociar, incluir abono de multas ou juros, parcelamento, mais prazo, descontos e até a devolução de parte das mercadorias ou redefinição de contratos, quando possível.

Apare as arestas: política de cobrança e comunicação entre setores

Tenha sua política de cobrança bem definida.

Todas as ações devem ser conduzidas sem interferir no trabalho do departamento comercial.

Tenha foco: estabeleça prioridades; conduza primeiro as as cobranças dos títulos de maior valor e/ou os que estejam em vias de prescrição.

Tenha em mente que a fidelização de clientes que está cada vez mais concorrida!

É de extrema importância que área responsável pela cobrança (ou o profissional responsável) deve realizar o trabalho sem prejudicar o comercial da empresa.

Ambas devem atuar em colaboração, para que não hajam interferências no relacionamento entre a empresa credora e o cliente devedor, afinal, ninguém sobrevive sem vendas.

E ao detectar um atraso, você tem algumas questões incômodas para lidar (além do inadimplemento em si): afinal é possível cobrar o cliente e receber o que lhe é devido sem que isso o afaste de futuras vendas?

Para ter sucesso nesse desafio, é imprescindível que a empresa construa uma política de cobrança, que irá definir, entre outras ações:

  • Qual o atraso máximo tolerado;
  • Como o cliente será abordado e quais os canais;
  • Quais as penalidades aplicadas, como multas, juros e registro em órgãos de proteção ao crédito;
  • Quais os critérios adotados para a renegociação do débito;
  • Quais as medidas extrajudiciais e judiciais cabíveis;
  • Quais os prazos para execução de cada uma das etapas previstas;

Tenha auxílio da tecnologia: implante um sistema de gestão

A tecnologia pode ser parceira da sua organização na hora reduzir a inadimplência.

Um bom sistema de gestão pode agregar funções como cadastro de clientes, incluindo informações sobre seu histórico de compras, além de organizar as contas a pagar e a receber e realizar a conciliação bancária, permitindo se antecipar aos atrasos e avisar o cliente sobre o vencimento e os benefícios do pagamento em dia.

Métodos e técnicas: vamos cobrar?

Para tratar questões de inadimplência, como dissemos anteriormente, não precisa fazer na base da pressão, gritos, de qualquer jeito.

Deve-se escolher a técnica, o método adequado para exercer esse mister, além de ter a equipe ou pessoas responsáveis, devidamente treinadas, à par dos procedimentos adotados.

A comunicação deve ser de fácil acesso para o esclarecimento de todos os envolvidos no negócio.

Confira as quatro etapas a serem aplicadas a partir da identificação do atraso no pagamento:

  • Fase 1: envio de uma carta educada ou telefonema amigável, lembrando do débito. Caso o cliente demonstre intenção de quitá-lo, pode-se inclusive, firmar um novo acordo pode ser firmado.
  • Fase 2: não ocorrendo pagamento, novo contato é realizado, informando ser essa a última tentativa de negociação para evitar que o cliente seja registrado nos órgãos de proteção ao crédito.
  • Fase 3: permanecendo a dívida, é realizado o registro em órgão de proteção ao crédito e uma notificação extrajudicial é enviada ao consumidor.
  • Fase 4: ocorre o protesto do título de crédito ou busca-se o auxílio do Juizado Especial Cível, também conhecido como pequenas causas.

Vamos conferir mais algumas informações sobre os meios para efetuar a cobrança:

  • Por e-mail: o envio de cobrança por e-mail é extremamente simples e barato. Esteja atento à confirmação de recebimento por parte do destinatário.
  • Por correspondência: crie um programa de cobrança por correspondência  especialmente se a quantidade de títulos foram relevantes. A carta simples com AR é a mais recomendada.
    • Custo benefício: Esteja atento ao custo/benefício antes da postagem. A carta boleto é uma solução eficaz e inovadora que traz inteligência ao processo de cobrança.
  • Por telefone / mensagem de celular: é um método ágil e barato que pode trazer bastante dinamismo ao processo de recuperação de recebíveis. Dentre todos os programas, os telefonemas se destacam como poderosos mecanismos para se cobrar dívidas.

Seja o mais claro e objetivo ao redigir cartas/e-mails de cobrança.

Sob hipótese alguma desrespeite as determinações presentes no Código de Defesa do Consumidor.

Algumas instruções para o envio de correspondência, confira 3 modelos de cartas:

  1.  Carta com tom sutil.
  2. Carta com tom intermediário – pode ser assinada por um diretor da empresa.
  3. Carta com redação de tom mais austero – pode ter um timbre do advogado da empresa e ser assinado diretamente por ele.

OBS: Caso os métodos anteriores não lograrem êxito, utilize notificação extrajudicial.

Em procedimentos de cobrança, quem age primeiro tem mais chances de sucesso no recebimento, portanto, nada de perder tempo, Tempus Fugit!

E fique atento(a): situações de cobrança favorecem ambientes hostis, conflituosos e isso prejudica o êxito da ação. Seja humilde e amistoso. Evite se exaltar, criar dissabores, discordar e não discuta com o devedor.

Como você evita a inadimplência dos clientes? E quando ela acontece, como você lida? Comente!

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