Com o passar dos dias o mercado consumidor só tende a crescer, temos inúmeros comércios e empresas que oferecem o mesmo tipo de serviço ou de produtos. O que os tende a ser diferente é o modo de realizar tal feito e o método da organização depende que o  CEO tenha espirito forte de liderança e mente aberta para mudanças que possam acarretar um bom desempenho.

Por esses motivos que o  Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês, criou o método 5s de organização que nada mais é do que uma ferramentas do pensamento Lean que nos ajuda a criar a cultura da disciplina, identificar problemas e gerar oportunidades para melhorias. A proposta do 5s é reduzir o desperdício de recursos e espaço de forma a aumentar a eficiência operacional.

O método é baseado na aplicação de 5 princípios fundamentais, representados pelas palavras em  japonesas Seiri (ou “senso de utilização”), Seiton (“senso de organização”), Seiso (“senso de limpeza”), Seiketsu (“senso de normalização”) e Shitsuke (“senso de disciplina”).

Cada um desses termos em japonês revela um objetivo a ser aplicado no dia a dia da companhia, então é preciso entender o que, exatamente significam:

 Seiri – Senso de Utilização.
Seiri é o primeiro dos  5S refere-se ao uso mais eficiente de recursos e materiais. Nas empresas, isso exige uma reflexão sobre o que é realmente necessário e o que não é dentro da empresa. A resposta se o item é necessário ou não irá ajudar muito na tomada de decisão. Como cada empresa é complexa em diferentes aspectos, o melhor padrão é aquele criado levando em consideração as singularidades do local e da maneira de trabalhar.
Feito o levantamento dos materiais, equipamentos e processos da empresa, é tranquilo identificar o que não é usado com tanta frequência e apenas está ocupando espaço de maneira desnecessária. Isso serve para otimizar determinados ambientes físicos, evitar o desperdício, reduzir custos e facilitar a limpeza ou manutenção desses materiais.

Seiton – Senso de Organização.
A organização é crucial para o sucesso de qualquer produção, portanto, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil. Na prática, o segundo “S” facilita a localização de qualquer objetivo, arquivo ou material na companhia e traz uma enorme economia de tempo e espaço. O senso de organização estimula a colocar tudo que é necessário em locais predeterminados dentro do processo produtivo e da organização dos departamentos. Para começar, é preciso colocar cada item em seu devido lugar. Após, é interessante colocar ao alcance das mãos o que é mais usado no dia-a-dia. A premissa do seiton é: “o que não está classificado não está organizado”.

Seiso – Senso de Limpeza.
No terceiro S, é criada a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos e não apenas do encarregado pela faxina. Cada colaborador deve e  é responsável por manter a higiene dos seus itens de trabalho, zelando também pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.
O senso de limpeza desperta atenção tanto para o aspecto pessoal, que diz respeito a aparência, quanto do ambiente de trabalho e também dos processos. Quanto menos sujeira no ambiente de trabalho e quanto mais atenção a melhorar o que já está limpo, melhor. No mundo utópico do senso de limpeza, o banheiro ficará mais limpo ao indivíduo sair dele. As pessoas que deixam rastro de sujeira por onde passam estão na contra-mão do senso de limpeza.

Seiketsu – Senso de Padronização.
Seiketsu é o que nos traz o conceito de normalização e padronização, de tornar cotidiano e sistematizar os novos valores e padrões impostos por Seiri, Seiton e Seiso. É aqui que acontece o estabelecimento de rotinas e normas que manterão o novo modelo de organização. Com esse senso, é de responsabilidade de todos que os materiais utilizados devem voltar a seus respectivos lugares tudo  e o que é de uso diário e em locais mais reservados o que só é requisitado em determinados momentos; criar um senso de vigilância de todos os colaboradores com a limpeza; fixar padrões que mantenham a organização e que cada colaborador mantenha o seu papel de organizar e limpar o ambiente de trabalho.

Shitsuke – Senso de Disciplina.
A ideia do senso de disciplina é fazer do cumprimento das etapas anteriores um novo hábito — ou melhor: um estilo de vida. Ele permite um monitoramento eficaz dos 5 sensos, trazendo impactos positivos para a gestão, segurança no trabalho e qualidade.
O “S” shitsuke valoriza a necessidade de atenção e autogestão. Nesta fase são implantados programas que funcionam como um método pedagógico no intuito de ensinar os novos funcionários e reciclar os funcionários anteriores. O objetivo é monitorar, controlar e manter a disciplina para que todos os 5s sejam aplicados continuamente. Os responsáveis pelo shitsuke não devem ser encarados como fiscais e sim como facilitadores pois se a ferramenta for encarada como um dever, o resultado será somente para aquele momento do programa. Por outro lado, se for compreendido como uma filosofia de vida e de trabalho, a ferramenta oferecerá resultados a médio e longo prazo e beneficiará a qualidade de vida de todos os envolvidos melhorando os resultados da organização.

Esses cinco sensos do representado sobre os 5S apresentados leva os funcionários a entenderem melhor o seu papel dentro de uma organização e os torna parte da pirâmide dos resultados alcançados, fazendo assim compreender a consciência de que é preciso ser disciplinado mesmo quando não há cobranças.

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