Fazer a gestão financeira eficiente de uma empresa é uma tarefa que exige alguns cuidados, principalmente quando se trata das contas a pagar e a receber.

Uma boa organização de entradas e saídas pode ajudar a potencializar os lucros da organização, enquanto o contrário poderá causar uma série de prejuízos e, até mesmo, colocar o andamento do negócio em xeque.

E inescapavelmente, lidar com contas a pagar e receber sempre fará parte da sua rotina empreendedora, embora ninguém discuta que receber é muito, mas, muito melhor que pagar, temos de informar que honrar suas dívidas é uma obrigação essencial para que toda e qualquer empresa continue existindo, incluindo a sua.

Afinal, se você não pagar os fornecedores, quem vai abastecer seu estoque? Sem matéria-prima ou produtos disponíveis, como você vai produzir ou vender? Se você não pagar seus representantes e funcionários, como o seu negócio fluirá?

O mesmo diz vale para o fisco, sua obrigações relativas a taxas, impostos e contribuições que, se não forem pagas, o negócio pode até fechar as portas. Isso sem contar que os serviços de água, luz, telefone, internet, ufa…

Por tudo isso e muito mais, é crucial ficar realmente atento ao controle das contas da sua empresa, evitando atrasos no pagamento, reduzindo a inadimplência e gerenciando adequadamente receitas e despesas, exatamente como tem de ser.

Quer saber como? Então fique de olho nas nossas dicas para você controla melhor suas contas a pagar e receber!

Entradas e saídas: tudo registrado nos mínimos detalhes

O óbvio ululante? Pode apostar que não! Você ficaria surpreso(a) com o número de gestores, que não seguem essa prática de forma rígida.

Por mais insignificante que pareça, é necessário que você mantenha cada entrada e saída registrada.

Isso mesmo, você não leu errado e essa dica serve tanto para pequenos reparos de infraestrutura que geram poucos custos a grandes gastos, simples assim, preto no branco.

É preciso que todos estes dados estejam devidamente documentados, discriminando qual a origem da despesa, se é uma despesa eventual ou constante.

O mesmo vale para as receitas, que devem estar todas devidamente documentadas, independente de serem eventuais como, por exemplo, algum investimento pontual ou periódicos.

Não se deixe vencer pelo vencimento, pague as contas em dia

Fique sempre atento aos vencimentos, para que as contas não atrasem e não sejam cobrados juros.

Vale dizer que por menor que seja o valor dos juros, de pouco em pouco os números vão aumentando, podendo trazer maiores prejuízos no fechamento do mês.

Por isso, esperto(a) para não ser consumido(a) pelos juros e multa de mora (falando em juridiquês).

Não caia em tentação, separe os gastos pessoais dos empresariais

Talvez este seja o grande problema da gestão financeira das micro e pequenas empresas, que muitas vezes acabam misturando os gastos pessoais com os da empresa, o que convenhamos é um erro primário, mas bastante comum.

Ao fazer isso, você acaba perdendo o controle de como realmente está o financeiro do seu negócio.

Para evitar confusões e não deixar que tudo vire uma grande bola de neve, separe bem todas as contas a pagar e, principalmente, o dinheiro para realizar esses pagamentos.

Facilite o pagamento antecipado ou em dia

Oferecer descontos ou outras vantagens para quem paga antes ou no dia do vencimento pode diminuir o risco de atrasos e até mesmo inadimplência.

Antecipar os recebimentos é, com certeza, uma boa aposta.

Você poderá contar com esse dinheiro no caixa antes do previsto e, ao mesmo tempo, aplicar uma boa estratégia de fidelização de clientes. Que tal matar dois coelhos com apenas uma cajadada?

Não tem como escapar, faça um planejamento

Sempre iremos bater nessa tecla, o controle de todas as contas a pagar e contas a receber permite entender melhor os ciclos de pagamentos e recebimentos.

Dessa forma, você pode por exemplo, negociar com fornecedores prazos maiores para pagamento quando necessário e planejar para que eles não sejam efetuados antes dos recebimentos terem caído na conta da empresa.

O planejamento permite equilibrar melhor as contas e evita que o caixa fique comprometido com pagamentos que antecedem os recebimentos. Pense sobre isso e aja!

Fique de olho na inadimplência

A inadimplência é prejudicial para qualquer negócio, disso não há dúvida alguma.

Por isso, é imperioso ter um controle absoluto sobre ela e para controlá-la, é essencial um cadastro organizado de clientes, com dados fundamentais, inclusive se ele está inscrito nos órgãos de proteção ao crédito (Serasa/SPC).

As datas de vencimento da fatura devem ser registradas devidamente, bem como o valor da fatura e o volume de vendas por cliente.

Os clientes pontuais devem estar agrupados em uma categoria específica, diferenciando-os daqueles que, mesmo pagando, costumam atrasar ou ainda, dos que realmente estão inadimplentes.

É preciso distinguir também as contas que ainda podem ser recebidas do conjunto que, definitivamente, pode ser considerado irrecuperável. Faça um cálculo do índice médio de inadimplência e trabalhe o máximo para reduzir esse número.

Extremamente importante ter esse número em mãos, pois, com o índice médio de inadimplência, é possível fazer a projeção do fluxo de caixa com precisão maior, sem a necessidade de superestimar as contas a receber.

Caso esse índice seja muito elevado, é fundamental rever sua política de cobrança e a flexibilidade com que financia sua clientela.

Tenha um bom trabalho contábil sobre as finanças da sua empresa

Você precisa ter um bom trabalho sobre a área contábil da sua empresa, além dos registros, incluindo questões fiscais neste setor.

Por isso é extremamente importante contar não só com um bom contador, mas também com um bom software de gestão financeira empresarial.

Um sistema de gestão financeira moderno e intuitivo poderá ajudar você tanto na área de emissão de notas fiscais e conferência destes dados como organizar o que falamos acima sobre os dados de entrada e saída de dinheiro.

É a ferramenta perfeita para otimizar todo seu processo e torná-lo mais confiável, além de tornar o seu trabalho mais simples e permitir que você direcione seus esforços a atividades que realmente precisam de maior atenção.

O software também produz relatórios e gráficos que poderão ajudar a melhorar não apenas a gestão financeira, mas também a tomada de decisões, podendo potencializar os lucros do seu negócio.

Gestão financeira é assunto e demanda profissionalismo, qualquer erro, por menor que seja, pode trazer grandes problemas para o negócio, por isso não hesite em adotar práticas e ferramentas que ajudem o dia a dia do seu negócio, ok?

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