Em épocas de crise com a economia crescendo pouco (para não dizer quase parando), inflação preocupante e juros de empréstimos subindo, para as empresas, nem sempre é possível aumentar a produção e, consequentemente, as vendas.

As medidas de “aperto aos cintos”, tomadas pelo governo, preocupam empresários de todos os ramos e portes, e uma coisa é certa: é preciso apertar os cintos, ajustar o orçamento.

E aí surgem as perguntas que não querem calar: mas, como começar? E o quer cortar?

E nada mais justo que se dar o benefício da dúvida, afinal é preciso fazer redução de custos inteligentes, racional e efetiva.

Mesmo em épocas de orçamentos apertados, existe uma forma correta e outra incorreta de economizar dinheiro e recursos.

Reduzir gastos em áreas equivocadas pode terminar por afetar o negócio no longo prazo, por isso a redução de custos e despesas é sempre uma boa solução para manter a empresa ativa no mercado.

Conhecer os custos e despesas de sua empresa, saber identificá-los e gerenciá-los é fundamental para evitar que sua organização acabe cobrando valores que não condizem com a realidade e perdendo, desta forma, competitividade.

Antes de seguirmos para o que interessa, que são obviamente as dicas, precisamos apenas ter alguns conceitos bem claros, principalmente a diferença entre custos e despesas, para começarmos bem a conversa.

Você pode não enxergar a importância dessa diferença conceitual, mas isto é fundamental na hora de analisar os desembolsos de sua empresa e uma peça fundamental para uma gestão de custos e despesas eficiente.

Basicamente, os custos são todo e qualquer gasto relativo a aquisição ou produção  de mercadorias, como por exemplo, matéria-prima, mão-de-obra e gastos gerais de fabricação, como depreciação de máquinas e equipamentos, energia elétrica, manutenção, materiais de conservação e limpeza para fábrica, viagens de pessoas ligadas a fábrica, etc.

Podem ser divididos em diretos e indiretos.

Já as despesas  são todos os gastos relativos a administração da empresa, como a área comercial, o marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro.

De forma bem resumida podemos dizer que são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura funcionando, porém não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.

E seja qual for o tamanho da sua empresa, a gestão de custos e despesas será sempre fundamental e poderá conduzir ao aumento contínuo dos resultados ou ao fracasso do empreendimento.

Em outras palavras, uma boa gestão de custos e despesas pode melhorar a qualidade, eficiência e velocidade da companhia, enquanto gera ganhos paralelos nos resultados.

Vamos acompanhar algumas dicas para reduzir alguns custos e despesas importantes?

De olho no fluxo de caixa.

Ter uma boa projeção de fluxo de caixa e conhecer bem os prazos médios de pagamentos e recebimentos de sua empresa é fundamental para negociar melhores prazos de pagamento para suportar os períodos de “vacas magras”, de vendas baixas, sem pagar juros mais altos, aumentando sua margem de lucro.

Peça feedback dos colaboradores

Antes de realizar qualquer ajuste nos custos e despesas peça a opinião de quem também será impactado por eles; seus colaboradores. Como a redução de custos e despesas poderá afetar diretamente a eles, sua participação no processo é essencial.

Ao ouvir a opinião dos colaboradores além de se ter um maior proveito das ações pretendidas, pois eles, pela prática e vivência da área, têm plena ciência de onde será possível realocar recurso, você estará reforçando o sentimento de pertencimento nos colaboradores.

Além disto, novas e melhores ideias podem surgir, vindas diretamente da equipe.

Tenha um processo de gestão orçamentária

Adotar um processo orçamentário rígido é um dos passos mais simples e importantes para redução drástica de custos e despesas.

Você sentirá a diferença nas cifras de sua empresa já no primeiro mês de implantação dessa política de orçamentos.

Automatize processos

A automatização de alguns processos manuais pode reduzir muitos custos e de quebra, também poupar tempo.

Disponibilizar um portal para os funcionários pode auxiliar a simplificar processos relacionados a pagamentos de férias, reembolsos, etc.

Além disso, digitalizar documentos pode eliminar custos de cópias e adoção de ferramentas de comunicação, como o Slack, whatsapp ou mesmo a intranet da empresa, pode reduzir muito os custos e despesas de comunicação de seus colaboradores.

Reduza os custos com telefone e internet.

Este é um gasto que pode ter grandes proporções no orçamento, especialmente quando se trata de ligações de e para celulares.

Para evitar algum “rombo” procure planos de operadoras com o melhor custo-benefício, caso você já possua um plano empresa e pior; esteja naquela fase chata de fidelidade, a saída é negociar com sua operadora uma forma de diminuir seus gastos.

A melhor das dicas para redução de custos com telefonia é também utilizar a internet a seu favor e aí vale de tudo: mensagens por e-mail e vídeo conferências por skype, por exemplo, economizam tempo e dinheiro, assim como ligações via WhatsApp, Telegram, Viber.

Gestão do tempo na veia

Faça reuniões quando forem realmente necessárias e com hora certa para iniciar e para acabar, sem essa de ficar falando sobre o jogo do dia anterior, o capítulo da novela ou série ou a última polêmica das redes sociais.

Quanto mais rápidas e eficientes forem, melhor para todos e especialmente para a companhia.

Além disso, é preciso pensar que o tempo perdido em reuniões desnecessárias não só impacta na produtividade e nos custos da empresa, mas também na motivação dos colaboradores.

Portanto, “Tempus Fugit”!

Capacite seus colaboradores como se não houvesse amanhã

Capacitar os colaboradores é fundamental para reduzir custos com pessoal.

Os empregados devem ser bem treinados principalmente para a satisfação do cliente, já que isso é importantíssimo para o desempenho e faturamento da empresa.

E ainda em termos operacionais, você precisa ter pessoas treinadas para substituírem outras em caso de férias, gravidez ou doença.

Se preciso for: adote um banco de horas.

Banco de horas pode ser uma boa alternativa para reduzir gastos com as equipes de trabalho.

A empresa economiza em horas extras, enquanto o empregado tem a oportunidade de recuperar seu tempo trabalhado a mais com folgas, emendando por exemplo, feriados ou até mesmo prolongando férias.

Mas para que essa medida não cause problemas judiciais e trabalhistas, é preciso que o colaborador receba essa compensação dentro do ano corrente, caso contrário, é preciso pagá-lo por essas horas extras.

Demissões só em último caso.

Sejamos sinceros, para cortar custos, demitir funcionários nem sempre é a mais viável das alternativas, por mais que seja tentador reduzir sua folha de pagamento é preciso considerar os gastos com a rescisão de contratos.

Antes de demitir, leve também em conta o tempo que um novo funcionário levará até atingir o nível de experiência e qualidade do que se evadiu.

Acompanhe de perto a produtividade de toda a equipe e identifique quem não está entregando os resultados esperados, agindo para corrigir os desvios novamente por meio de treinamentos ou capacitações antes de qualquer ação mais drástica.

Mas se precisar substituir, faça-o, lembrando que, primeiramente, você pode pensar e avaliar formas de substituir e relocar a equipe internamente.

Melhore a gestão de fornecedores

Não pense duas vezes, na hora de reduzir custos e despesas, um dos primeiros passos é buscar por melhores parcerias com os fornecedores atuais.

Ou se não houve outro jeito, até mesmo buscar outros produtores, que ofereçam a preços mais baratos.

Considere firmar parcerias: una-se com outras empresas para comprar.

Realizar parcerias com outras empresas (inclusive concorrentes dependendo do caso), criar um consórcio de compras, é uma boa alternativa para aumentar o poder de negociação com os fornecedores.

As empresas podem se unir e realizar compras coletivamente com os fornecedores de matérias-primas ou mercadorias, negociando o valor do produto e reduzindo os custos de logística.

Estude a troca do regime tributário

Você já considerou trocar o regime tributário de sua empresa? Sim, existem algumas empresas que podem escolher o regime de tributação, o que pode garantir uma certa economia fiscal.

A troca pode proporcionar uma redução no Imposto de Renda, na contribuição fiscal, na contribuição para o financiamento da seguridade social (COFINS) e no programa de integração social (PIS).

Por isso vale a pena dar aquela conversada com o seu contador.

Analise se este é o seu caso e faça um planejamento do resultado da empresa no ano para que possa ser estimado o valor de economia e, assim, ver se realmente é vantajosa a mudança.

 Reduza custos de fretes e logística

Na hora de avaliar a compra de matéria-prima ou mercadorias, não leve em consideração apenas o valor a ser pago ao fornecedor.

Fique atento(a) também a quanto será gasto em fretes e logística, pois em alguns casos, mesmo que um determinado fornecedor tenha o menor preço, o valor final pode compensar mais comprando de outro fornecedor.

E o mesmo vale na hora de enviar seus produtos e mercadorias para clientes caso você seja um ecommerce ou tenha um braço de venda pela internet.

Avaliar maneiras alternativas de entrega é extremamente importante e atualmente existem diversas ferramentas na internet que já trazem as melhores opções comparando Correios, transportadoras e até mesmo motoboys.

De olho no estoque: identifique o que está encalhado.

Ter produtos de baixo giro, que ficam “encalhados” no estoque é sinônimo de dinheiro parado e maiores gastos com armazenamento.

Identifique quais produtos da sua loja (ou indústria) não têm um bom giro de estoque, reduzindo a quantidade deles de acordo com a demanda.

Assim, você evita o estoque de produtos obsoletos ou de valor depreciado.

Não deixe de investir em marketing

Uma medida comum à maioria das empresas na hora que bate a ansiedade pela situação econômica é cortar os investimentos em marketing.

Afinal, segundo alguns isso não irá afetar o seu negócio, certo? Falso.

Eventualmente a economia irá se recuperar e os clientes se sentirão mais impulsionados a gastar.

E reduzir o orçamento em marketing pode parecer uma boa medida em um primeiro momento, mas no longo prazo pode ser um grande erro, já que se estará alijando os consumidores potenciais dos benefícios de seus produtos ou serviços e consequentemente seu negócio.

Por isso, mesmo em épocas de “vacas magras”, deve-se continuar a executar planos de expansão pois provavelmente a maioria dos concorrentes terão a mesma reação impulsiva no afã de diminuir seus custos.

E aí a máxima do velho guerreiro Chacrinha faz toda diferença, afinal “quem não se comunica se trumbica!”

A alternativa é investir em marketing utilizando alternativas de baixo custo, como as redes sociais, marketing de relacionamento, concursos culturais, promoções, etc.

Invista nessas campanhas, liberando sua criatividade e envolvendo o cliente na divulgação do produto.

Se não houver outro jeito renegocie as dívidas e tarifas bancárias.

Renegociar suas dívidas com bancos, fornecedores e demais credores pode ser uma ótima alternativa para conseguir uma taxa de juros mais baixa.

No entanto, também é preciso calcular se a empresa terá condições financeiras de pagar essa dívida nos termos negociados, para que não venha a perder a credibilidade no mercado.

O mesmo vale para as tarifas bancárias, pois elas podem ter grande peso sobre o faturamento da empresa.

Por isso, negocie melhores tarifas com o seu banco, mas lembre-se: para conseguir essa redução é essencial estar em dia com os pagamentos e ter um bom controle de caixa, nada que um bom software de gestão financeira como o NxFácil não resolva! 😉

Reduza os custos com materiais de escritório.

Sabemos que canetas, papéis, tintas para impressão e outros materiais de escritório e expediente são essenciais para qualquer empresa e seu custo pode ser relativamente barato, mas mesmo assim, há maneiras de economizar.

Um acompanhamento mais de perto, além da conscientização da equipe em evitar desperdícios, pode cortar um gasto significativo ao fim do mês e do ano e além do mais você pode procurar outros fornecedores com uma oferta mais em conta, basta procurar.

Fique atento(a) a manutenção de maquinários

Esteja atento(a) à situação física das máquinas, quanto mais caro um equipamento, mais constante deve ser sua manutenção.

Pode até parecer uma daquelas dicas para redução de custos na empresa um tanto óbvia, mas a verdade é que muitas empresas economizam na manutenção e depois se arrependem com o tamanho de prejuízo!

Um problema por falta de cuidado, pode gerar inúmeras despesas para a empresa, principalmente se forem do setor de produção.

Tecnologia sim, desculpas não! Diga sim aos sistemas de gestão.

A tecnologia está aí para ser uma peça chave na gestão do seu negócio, por isso é um erro não investir em ferramentas de ponta que ajudam a controlar de perto tanto o próprio financeiro quanto o estoque, as vendas e as outras atividades relacionadas à administração de um negócio.

Desta maneira, você conseguirá entender melhor o que está acontecendo na empresa e poderá identificar desde cedo novas oportunidades até qual é a melhor providência a ser tomada diante das mais variadas situações.

Pronto(a) para colocar em prática tudo o que foi dito aqui? Conte sempre com o NxFácil para ajudá-lo(a) em todos os momentos do seu negócio.

Bruna Klaumann