O Brasil com certeza não é só o país do futebol, das belezas naturais, mas também, de muita, complicação para se pagar os impostos.

Tudo é tão milimetricamente feito para confundir o contribuinte que, quando finalmente se consegue entender determinados procedimentos, o trabalho e empenho envolvidos são tantos que fica mais fácil desistir ou deixar para outro momento ou outra pessoa resolver.

Mas nem tudo está perdido, uma iniciativa do governo no Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) visa tentar simplificar o pagamento dessas contribuições ao informatizar esse sistema e buscar uma integração entre os fiscos federal, estadual, municipal e os contribuintes.

Aliás, na verdade o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) começou a ser desenvolvido pelo Serpro ainda no Governo Fernando Henrique Cardoso com a edição da Lei 9989/00 (Plano Plurianual) que contemplava o programa de modernização das administrações tributárias e aduaneiras.

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) foi instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 e fez parte do projeto governamental Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal.

Após um período de testes para algumas empresas em 2008 em 2009 já começou a atingir grande parte das empresas tributadas pelo lucro real no Brasil.

A partir de 2014, o Sistema passou a abarcar a grande maioria das empresas brasileiras tributadas também pelo lucro presumido.

E como funciona esse tal SPED?

Bem, ele é uma declaração, uma obrigação acessória que faz parte do Projeto SPED, é um arquivo digital que se constitui dos registros de todas as operações e cadastros que possam influenciar na apuração do IPI e ICMS.

A responsabilidade pela geração desse arquivo é da empresa contribuinte, que deve fazê-lo mensalmente de modo rigoroso.

Ela deverá extrair e submeter as informações ao Programa Validador e Assinador (PVA), que é fornecido pelo próprio SPED através do site da Receita Federal do Brasil.

Para baixar o programa Validador e Assinador, basta acessar a página de download do SPED no site da Receita Federal, onde são disponibilizadas versões para Windows e Linux.

Após ser validado pelo PVA, a legislação obriga que esse arquivo seja assinado digitalmente e transmitido, via Internet, ao ambiente SPED da Receita Federal.

Essa assinatura deve ser feita por meio de um certificado digital (e-CNPJ), emitido por uma autoridade certificadora credenciada.

A ideia é fazer com que a informatização traga mais agilidade para essa relação, proporcionando mais economia de tempo e de gastos, melhor controle da fiscalização e mais legitimidade e qualidade entre as informações trocadas.

Tanto as empresas quanto o governo saem ganhando, com a implantação do SPED Fiscal, a partir do momento que ambos se adequam corretamente ao novo sistema.

E embora essa adequação esteja apenas começando, em pouco tempo, essa nova forma de transmitir dados irá desburocratizar (e muito) a fiscalização das empresas no Brasil.

Outro ponto positivo à favor do SPED é a dispensa de diversas papeladas, já que serão substituídos por documentos digitais, as empresas não tem mais a necessidade de preparar, movimentar, imprimir e organizar tantos documentos em papel.

Todos eles podem ser organizados em pastas, de forma segura e com todas as informações necessárias já unificadas.

E, como o SPED Fiscal é feito totalmente de forma eletrônica, ele desburocratiza todo o processo de envio de documentos, diminui os custos com a impressão de documentos e a movimentação deles, que antes precisavam ir de um lugar a outro para levar toda a documentação exigida para a fiscalização.

Com o SPED Fiscal, nada mais disso é necessário, o que proporciona maior agilidade e simplifica a prestação de contas, isso garante mais agilidade e torna a burocracia bem menor e mais simples na hora da fiscalização.

O SPED Fiscal também é muito vantajoso para a Receita Federal, que não precisa mais enviar agentes nas empresas já que toda a análise documental é feita de forma eletrônica.

Isso torna todo o processo mais simples e faz com que o governo economize recursos e faça uma fiscalização mais rápida e efetiva e as empresas eliminem a necessidade de papéis.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e SPED Fiscal, como fica?

A emissão de Nota Fiscal Eletrônica é obrigatória para empresas que exercem determinadas atividades, em especial para contribuintes do ICMS e IPI.

Mesmo que a obrigatoriedade dependa em muito da legislação estadual, salvo algumas exceções, é bem provável que sua empresa também esteja obrigada a emitir a NFe.

E, mesmo que não esteja, aqui vai uma dica amiga: vale a pena evitar multas e outros problemas aderindo ao programa de forma facultativa.

Para saber se a sua empresa está entre as exceções, ou seja, entre aquelas que ainda não são obrigadas a emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é essencial verificar com o seu contador, pesquisar na SEFAZ do seu Estado ou ainda, pesquisar no Protocolo ICMS 10/07, disponibilizado pela Receita Federal.

E para emitir Notas Fiscais Eletrônicas, você precisa realizar a opção junto a SEFAZ do seu estado, adquirir um Certificado Digital para o seu CNPJ e ter um sistema para emissão de Notas Fiscais Eletrônicas.

E a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal que reduz os custos e simplifica a comunicação entre o prestador de serviços e a prefeitura do seu município.

Além de aumentar o controle sobre a arrecadação do ISS (Imposto Sobre Serviços).

Seu envio funciona praticamente da mesma forma que a NF-e, porém o ambiente para envio de dados deve ser disponibilizado pelo município.

A Nota Fiscal de Serviço deve ser emitida por todas as empresas que prestam serviços ao consumidor, seja ele pessoa física ou jurídica, no site da Receita Federal você encontra informações completas sobre a NFS-e, que você pode acessar clicando aqui.

Quais as penalidades pela falta de entrega do SPED?

A empresa que deixar de fazer a entrega do SPED Fiscal estará sujeita a multas e penalidades da Receita Federal e, também, do Fisco estadual, porque a não apresentação do SPED mostra para o governo que a empresa não possui uma escrituração fiscal.

Nos casos de omissão ou atraso na entrega, ainda não existe uma multa automática por parte da Receita, que incumbiu essa tarefa a cada estado da federação.

E compete também a cada estado fazer a conferência, cobrança e controle, no caso de atrasos e omissões na entrega do SPED Fiscal e a fiscalização dos arquivos entregues para verificar possíveis irregularidades.

Nem tudo são flores e temos de dizer que o Sped Fiscal tem um sistema bem chatinho e que deve ser preenchido com todo o cuidado para se evitar erros.

Caso alguma inconsistência ou discrepância seja encontrada entre a documentação enviada e a base de dados da Receita Federal, um fiscal federal será designado para verificar se há problemas na empresa ou se foi apenas um erro ou deslize na hora do preenchimento do SPED Fiscal.

Organização fiscal através de um ERP

Apesar de ser um sistema que veio com o objetivo de facilitar a vida das empresas brasileiras, o SPED Fiscal, já dissemos acima, não é tão simples assim de ser manejado e acaba exigindo que todas as áreas do seu negócio estejam interligadas e integradas para que as informações sejam coerentes e organizadas, para evitar problemas com o Fisco.

Por isso é imperativo que as empresas invistam em um sistema de gestão, uma tecnologia eficiente que não só ajude a gerir melhor as finanças do negócio, emita notas fiscais, mas também, cruze todos os dados de diversos departamentos da sua empresa.

Tudo isso, de modo a organizar toda a sua atividade e assegurar que nenhuma informação irá ficar de fora do SPED Fiscal, evitando possíveis punições e multas desnecessárias.

E um bom software de gestão, tira tudo isso de letra e consegue garantir o armazenamento e a centralização de todos os documentos e notas fiscais emitidas para sua empresa ou para os seus clientes, de forma que tudo fique organizado e pronto para ser transmitido ao SPED sem erros e sem inconsistências.

E independente do porte de sua empresa, você conseguirá manter a organização de notas fiscais de forma eficiente, sem o risco de vazamento de informações nem de possíveis “esquecimentos” na hora de enviar a documentação para o SPED Fiscal.

Bruna Klaumann