Uma empresa geralmente tem um grande volume de documentos sendo emitidos e recebidos todos os dias, e se mal organizados podem gerar uma boa dor de cabeça futura. Quando percebemos, já existe uma pilha de documentos empresariais ocupando espaço sobre a mesa.
Esse tipo de comportamento gera estresse e dor de cabeça para quem procura o papel e para quem precisa dele. Por isso é bom dar mais atenção às coisas pequenas do dia a dia como armazenagem de documentos de maneira eficiente e correta. Por isso, separamos algumas dicas para ajudar a melhorar a organização de seus arquivos.
Defina um local
A primeira dica é muito importante é a de definir um local específico para os documentos ou seja os mantenha em apenas um local específico o que ajuda caso precise buscar alguma coisa.
É importante que esse local seja de fácil acesso e manuseio. Além de ser um local que garanta a segurança dos documentos contra poeira, mofo e outros tipos de ameaça.
Cuidado com o manuseio
Ninguém gosta de receber um papel, amassado, sujo ou rasgado então cuide com o manuseio e com a conservação dos documentos, não dobre o que não for preciso.
Não deixe papéis expostos. Prefira utilizar pastas, envelopes e sacos plásticos próprios para arquivos. Assim eles vão durar por mais tempo e garantir a melhor conservação dos documentos.
Se utilizar algum tipo de elástico, tome o cuidado para que ele não entre em contato direto com o documento. Pois com o tempo e temperatura essa borracha pode ir derretendo e manchar todos os documentos, sem contar que pode grudar umas folhas nas outras, gerando problemas de contaminação.
Armazenagem
O item mais importante no arquivamento dos documentos, sem dúvidas, é escolher um tipo de padrão para armazenamento. Separe documentos primeiramente por temas, exemplo: Fiscal, Contábil, Jurídico, Contas.
Depois desse processo inicial de separar os documentos por temas, separe por assuntos, por exemplo: comprovantes de pagamentos, notas fiscais, declarações, contas a pagar e receber, certidões. Quando já estiver na última parte destes agrupamentos, mantenha os documentos acomodados por ordem de data, coloque os documentos mais antigos por último e os mais recentes em cima.
A mesma coisa serve para documentos eletrônicos, os organize em pastas e subpastas mantendo todos em um mesmo local
Prazo de validade
Cada documento empresarial possui um prazo que deve ser guardado, então fique de olho na validade jurídica dos documentos.
Alguns devem ser arquivados para sempre e outros possuem um período de preservação específico. Por isso, mantenha os documentos datados, principalmente para não correr o risco de ter prazos expirados ou perder os que deveriam ficar arquivados..
Digitalize os documentos
Por mais que a sua armazenagem ficou segura e organizada e que seja necessário arquivar alguns documentos empresariais físicos originais, é sempre bom digitalizar os arquivos e os guardar também de forma digital. Uma opção de segurança que já foi tratada aqui, é o de armazenagem em nuvem.
A grande vantagem de deixar as coisas na nuvem é a possibilidade de acessar o que for necessário de várias formas e lugares ao mesmo tempo: tanto do seu computador no escritório como até mesmo pelo celular.
Podendo compartilhar pastas e arquivos diretamente da nuvem para pessoas que você queira.
Descarte de documentos
Elimine os documentos que não são mais necessários sem dó, quando mais coisa acumulada mais difícil fica para manter o arquivo saudável, então os documentos que já passaram do prazo e que você já digitalizou, jogue fora!
Mande para a reciclagem tudo o que for desnecessário. Por segurança, use um triturador para destruir documentos e outros arquivos confidenciais da sua empresa. Mas lembre sempre da segurança de ter os arquivos digitalizados. Para que caso precise tenha o arquivo guardado.
As empresas que arquivam adequadamente seus documentos não querem ter dor de cabeça ou perder o valioso tempo à procura de um documento que poderia ser de fácil acesso. Com isso, elas passam uma imagem positiva e mostram organização e qualidade na prestação de seus serviços.
