Responda rápido: o quanto você conhece seus clientes? Manter uma lista de cadastro de clientes é extremamente vital para qualquer tipo de negócio.

Em especial para as pequenas empresas, gerenciar estes cadastros deve ser foco em qualquer estratégia de vendas e marketing que pretenda aumentar as vendas.

Saber como criar e gerenciar um cadastro de clientes é essencial e por isso temos de falar sobre isso e mostrar como tirar o máximo proveito dos dados do seu cliente.

Não existe nada mais importante do que a informação que temos sobre aqueles com quem nos relacionamos e principalmente o que fazemos com esse tipo de informação.

Afinal, conhecimento sem ação é inócuo, não quer dizer muita coisa, afinal de contas milhares de empresas possuem inúmeras informações sobre os seus clientes e muitas delas não são usadas.

Um exemplo simples e clássico dessa afirmação é o famoso cadastro em lojas ou hotéis; você com certeza deve lembrar das inúmeras vezes em que preencheu alguma ficha cadastral ou cadastro online, em que teve de preencher dados e mais dados sem nem saber o motivo de estarem perguntando ou para que seriam usados, não é mesmo?

E no fim das contas, esses dados foram usados na maioria das vezes simplesmente em NADA!

Não se envia sequer um cartão ou e-mail de aniversário, a correspondência foi para o endereço antigo e toda vez que alguém liga ou entramos em contato temos que sempre repetir as informações, que muitas vezes estão erradas.

Segundo dados do Serasa Experian, aproximadamente 30% dos cadastros se desatualizam em um ano, portanto precisamos ter algum plano de ação para atualizar o cadastro de nossos clientes.

A verdade é que a maioria das empresas peca em captar e usar os dados de seus clientes, mas peca mais ainda na manutenção do relacionamento, pois se o cadastro ficou desatualizado é porque não ocorreu alguma interação durante esse período que pudesse fazer o cliente atualizar os dados.

Veja algumas dicas para você criar a sua base de clientes formalizada e tirar o máximo de proveito dela.

Como fazer um cadastro de clientes bem executado?

Para que seu banco de dados seja altamente eficaz, é necessário começar com informações básicas, como nome, telefone, endereço e outras formas de contato, como o e-mail.

Outra informação relevante para manter em seu cadastro de clientes é a data de aniversário de cada pessoa (mas também pode ser enviado em datas comemorativas), ter essa informação em mãos é importante para mandar lembranças de aniversário e felicitações que fazem com que o relacionamento se torne mais sólido e mais próximo, além de ser um diferencial bastante positivo.

O e-mail, por sua vez, é uma poderosa ferramenta para enviar novidades sobre produtos ou serviços, assim como newsletters com conteúdo altamente relevante para a pessoa.

Dessa forma, não apenas se mantém os clientes, mas também faz com que eles sejam continuamente nutridos para atiçar-lhes a curiosidade, por exemplo.

Outros dados que também devem ser mantidos é a frequência com a qual o cliente faz negócios com a empresa, sim, observar a frequência também é importante para entrar em contato caso o cliente fique muito tempo sem aparecer, garantindo seu retorno sempre que necessário.

Cadastrar para quê? Estabeleça objetivos.

A definição dos objetivos para o seu cadastro de clientes irá lhe ajudar a identificar quais informações você precisará coletar de seus clientes.

Você sabe quais são os clientes que lhe compravam e não lhe compram mais? Quais são os clientes são de alta prioridade e quais são de baixa prioridade?  Quais clientes não lhe compram nada a mais de 60 ou 90 dias? Que tal fazer um pós-venda com estes clientes?

Estas são apenas algumas das perguntas que você pode responder com um bom cadastro de clientes.

Preconize clareza e praticidade na hora de criar o seu cadastro de clientes.

Garanta que a estrutura do seu cadastro de clientes seja clara e fácil de usar, e que este cadastro seja armazenado de maneira que permita a todos os interessados o acesso imediato e concomitante.

Deve haver sim, um consenso sobre o uso do cadastro de clientes e, após definidos os objetivos e as boas práticas, deve ser passada tal informação para toda equipe, para que estes conheçam a forma de utilização e manutenção dos dados, para diminuir a possibilidade de erros.

Atualizando o seu cadastro de clientes.

É importante que você mantenha o seu cadastro de clientes atualizado para não perder tempo e dinheiro usando dados incorretos para tomada de decisões.

Seja para a retomada de um cliente que não compra com você a muito tempo, seja para informar clientes fiéis, para manter o cadastro de clientes atualizado, pergunte aos clientes se seus dados foram alterados em relação aquilo que você já tem.

Encoraje seus funcionários para que atualizem os dados do cliente, também.

Proteja o seu cadastro de clientes.

Se você ainda utiliza planilha de excel para efetuar o cadastro de clientes, proteja a sua base de dados e faça backups constantemente.

Esses backups devem ser rotulados de forma clara e armazenados em um local seguro, de modo que se algum infortúnio acontecer você não perca todos os dados a respeito de seus clientes.

Agora caso você utilize alguma ferramenta de gestão, como o NxFácil, não se preocupe, além de seus dados serem guardados em um servidor de alto desempenho, são acessíveis a qualquer hora e em qualquer dispositivo móvel.

Faça uma revisão de seu cadastro de clientes e utilize as informações a seu favor.

Você pode utilizar o seu cadastro de clientes para oferecer um melhor atendimento ao cliente, personalizando a experiência dele e fazendo com que seu vendedor, por exemplo, leve apenas produtos do interesse do cliente até o mesmo.

Até mesmo para comunicações enviadas para o cliente (seja via correio, seja eletrônica), pode-se utilizar essas informações para ofertar produtos, serviços ou promoções, que sejam de interesse do seu consumidor.

Otimização com software especializado

Manter um banco de dados altamente relevante pode parecer fácil, mas para uma empresa que lida com muitos clientes em um curto período de tempo a otimização desse cadastro é mais do que necessária.

Por isso e outros motivos, como a otimização da gestão do negócio é extremamente importante adquirir um software de gestão para realizar o cadastro de cliente, de modo a garantir o máximo de resultados com a ferramenta.

Funcionando como um investimento, a escolha do sistema de gestão certo garante que a sua empresa possa apostar em um cadastro de clientes bem executado e cada vez mais relevante.

Ter um banco de dados bem estruturado é uma prática indispensável para qualquer negócio que deseje se desenvolver.

Sendo bem executado, esse cadastro é capaz de trazer maior aproveitamento de oportunidade de negócios, fidelização dos clientes e estreitamento do relacionamento, garantindo melhores resultados – e por isso ele é tão importante.

Esperamos que tenha gostado das dicas, agora é com você, manter atualizado e tirar um bom proveito do seu cadastro de clientes!