Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente “cartão” ou “sinalização”. Ele é um sistema que visa aumentar a eficiência da produção e otimizar seus sistemas de movimentação, produção, realização de tarefas e conclusão de demandas.

Também conhecido como método de gestão visual, o Kanban faz parte de uma das técnicas desenvolvidas pelos japoneses da Toyota dentro do modo de produção Just In Time (JIT), ou seja, o Kanban não é o JIT, mas sim, parte dele.

A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução desse método devido a necessidade de manter um eficaz funcionamento do sistema de produção em série.

Um pouco sobre Just in time (JIT) significa “no momento certo”. É um modelo japonês que procura eliminar estoques e agilizar a produção. Armazena-se o mínimo de matéria prima em estoque, apenas em quantidade que permita manter o processo produtivo no momento. O número de fornecedores também é reduzido para o modelo funcionar de forma eficiente.

O sistema Kanban é baseado no conceito de experiência visual ou seja são anexadas aos produtos, lugares comuns, murais ou até mesmo em computadores que utilizam uma espécie de método Kanban eletrônico para funcionar.

É um conceito relacionado com a utilização de cartões post-its e outros com cores e tamanhos diferentes para definir e descrever as tarefas que precisam ser feitas, que estão sendo feitas e as já concluídas para indicar o andamento dos fluxos de produção em empresas de fabricação em série. Os cartões são ordenados por determinadas tarefas e andamentos, por exemplo, para executar, em andamento ou finalizado.

A utilização de um sistema Kanban permite um controle detalhado de produção com informações sobre quando, quanto e o que produzir.

Vantagens do sistema Kanban.

Dentre as inúmeras vantagens da utilização do sistema Kanban de controle, podemos destacar que seu uso limita a quantidade de estoque máximo, restringindo também eventuais gastos desnecessários ou feitos em momentos inadequados na empresa, gerando assim volumosos estoques que podem ficar parados por um bom tempo em sua fábrica.

Quando falamos em um negócio de escritórios ou serviços, esta limitação se traduz em menos ou nenhum tempo ocioso por parte dos colaboradores.

É sempre importante zelar para que, apesar das variações de estoque e demanda, todas as atividades possam ser cumpridas dentro do tempo estimado para sua realização, buscando sempre otimizar o processo produtivo, colocando objetivos que irão desafiar quem cumpre mas que não sejas inalcançáveis no tempo estipulado.

Com o uso do visual em todo o processo de organização, torna-se mais fácil se livrar da burocracia na atribuição de novas tarefas ou na realização de novos processos, uma vez que as demandas poderão ser identificadas através da própria quantidade de cartões, e não documentos de difícil circulação pela área de trabalho da empresa.