As reuniões de trabalho, sem dúvida, são muito importantes para o alinhamento e desempenho da empresa. Mas muitas vezes as reuniões de trabalho são vistas como perda de tempo e não conclusivas.
As reuniões de trabalho quando em excesso podem trazer ao invés de benefícios malefícios, prejudicando a empresa e os funcionários trazendo um clima negativo quanto às reuniões e os tópicos ali exercidos.
Por isso, separamos algumas dicas de como montar uma reunião de forma eficiente!
Estipule horários:
Ao convocar uma reunião, faça isso com antecedência para que os integrantes tenham tempo para se organizar. Além da hora de início da reunião é bom estipular uma hora de término para a mesma. Para definir os horários, leve em conta o tema a ser debatido e o número de pessoas convocadas. Por fim, respeite esses horários.
Evite reuniões desnecessárias:
Se o assunto não envolve mais de uma pessoa além de você, não marque uma reunião e sim vá até a pessoa e converse com a mesma de forma rápida e conclusiva. Reuniões em excesso podem trazer desgaste e que as pessoas fiquem relutantes a ir para uma reunião. Marque reunião somente quando for muito necessário para a organização.
Tenha uma Pauta:
Reuniões produtivas são iniciadas com uma pauta. Nunca deixe que seja iniciado um encontro entre colegas sem objetivos claros determinados na data em que a reunião foi marcada. Também não deixe que sejam estabelecidos objetivos muito vagos. Em vez de “discutir tal projeto”, é melhor ter como rumo algo como “discutir a implementação de tal funcionalidade no projeto”. Assim, a reunião de equipe será eficiente e os colegas saíram dela com assuntos resolvidos.
Mantenha o Controle:
Ás vezes uma reunião também traz assuntos que podem surpreender positivamente ou negativamente as pessoas, pode ser que elas se sintam muito felizes ou desanimadas demais. Mesmo assim, você precisa se manter tranquilo para acalmar os ânimos ou controlar possíveis tensões. Tente entender os pontos de vista dos demais para manter a harmonia.
Ouvir os demais:
Mesmo que você saiba exatamente como resolver determinado assunto e você acredita que é a melhor maneira de resolver a determinada questão, escute o que os membros da reunião tem a falar e respeite as opiniões diversas. É muito importante ser ouvido e ouvir. Afinal se foi convocado uma reunião é porque você precisa de mais opiniões sobre determinado assunto.
