O que é Backoffice?
Como o próprio nome sugere, Backoffice Back, em inglês, significa “atrás”, e office tem o significado de “escritório”. Nada mais é do que o serviço que não tem contato diretamente com o cliente, ou seja, a linha organizacional e quase principal da empresa.
Podemos considerar como Backoffice os departamentos que dão o suporte para o funcionamento geral da empresa, como contabilidade, recursos humanos, informática, almoxarifado. O Backoffice reúne o pessoal que trabalha “por trás”, nos bastidores, por isso também é chamado de retaguarda.
O Backoffice é quem garante as operações necessárias de qualquer empresa, fornecendo eficiência operacional, um melhor relacionamento através de contatos indiretos, uso de equipamentos e máquinas.
Sem um Backoffice bem gerido nenhum outro setor funciona corretamente, e como deveria trazer mais problemas do que melhorias para a empresa.
O Backoffice é responsável para que tudo funcione em plena harmonia, para que tudo isso permita que a empresa cresça de forma organizada e concisa com os setores alinhados.
Vantagens do backoffice são:
- Maior eficiência operacional, pois com menor contato a operação é focada;
- Melhor relacionamento, a partir de contatos indiretos, diminuindo a possibilidade de o cliente perceber as falhas durante o processo.
- Maior automação de processos, uso de equipamentos e máquinas no processo, uma manufatura pode ser totalmente feita por máquinas, quanto que no comércio existe a necessidade de atendentes.
Backoffice em Informática.
Na área de informática, Backoffice é o núcleo do sistema, as funções que o próprio sistema gerencia e que não são atributos do usuário final. Possuindo tarefas específicas, o Backoffice coordena as atividades necessárias ao usuário, gerenciando as operações, seja de uma loja, empresa ou mesmo um web site.
O Backoffice se tornou tão necessário na informática que até já possui um profissional específico para tal tarefa na empresa como um todo, o analista de BackOffice, que faz a análise dos processos internos do sistema, cria os relatórios operacionais e gerenciais como custos e melhorias, dá o tratamento necessário às reclamações ou solicitações de clientes e faz todo o serviço de suporte aos funcionários do Front Office.
Qualquer problema que venha a ocorrer no backoffice prejudica todo um sistema, serviço, website, pois os arquivos, muitas vezes, são retirados dele e o backoffice precisa estar sempre em funcionamento para dar suporte ás pessoas.
Também entre suas obrigações principais muitas vezes está o tratamento de e-mails e a manutenção e atualização dos arquivos do sistema, que devem estar sempre em perfeitas condições para o atendimento, produção, vendas ou prestação de serviços.
