Cuidar das finanças e do lado fiscal de um negócio demanda muita atenção e é algo que sempre gera muitas dúvidas, desde a sua emissão até mesmo as suas declarações e armazenamento, devido a várias exigências do fisco.

E em pequenas e médias empresas esse processo pode ser ainda mais complicado, justamente por possuírem uma estrutura e pessoal reduzidos, muitas vezes, quem assume o papel de controlador das finanças do negócio é o próprio empreendedor.

Não é preciso dizer que é fundamental que o empresário tenha domínio sobre as informações geradas para que possa ter uma visão completa e abrangente da situação econômica e tomar decisões mais seguras para o negócio, não é mesmo?

O gerenciamento das notas fiscais (NF-e) emitidas e recebidas na empresa, por exemplo, é um processo que exige bastante cuidado e dedicação, mas que pode se tornar muito mais simples com alguns simples procedimentos.

E o surgimento das NF-e além de vir em boa hora, chegou para somar, pois, dentre outras, as principais vantagens delas podemos citar as economias de papel, de tempo e de espaço – uma vez que os documentos ficam armazenados no computador, podendo ser facilmente encontrados sempre que necessário.

Mas é muito importante que os responsáveis pelas notas saibam como organizá-las e como padronizar os processos relacionados a estes documentos.

Só assim é possível garantir que os benefícios serão aproveitados e que não haverá problema algum caso seja necessário passar por uma auditoria ou fiscalização.

Será que as notas fiscais eletrônicas já são bem administradas na sua empresa? Confira a seguir algumas dicas para gerenciar melhor suas notas fiscais eletrônicas:

 

Tenha uma rotina para chamar de sua, organize as notas assim que elas chegam ou são emitidas.

É bem comum em PME´s vermos vários funcionários de diferentes setores envolvidos em atividades de compra e venda de produtos e serviços.

Isso contribui e muito para que o empreendedor perca o controle sobre as informações que circulam.

Por isso, é essencial desenvolver rotinas para que as pessoas envolvidas nesses processos transmitam e validem as informações de forma adequada.

Ao fazer uma compra, por exemplo, o funcionário deve passar a informação à pessoa responsável pelo financeiro e, ao receber o produto ou serviço, confrontar o documento recebido com os pedidos ou contratos.

Simples assim e caso tudo esteja “ok”, a nota fiscal pode, então, ser enviada ao setor responsável pelo pagamento.

O mesmo procedimento de controle deve ser seguido para a emissão de notas, garantindo a exatidão das informações e da NF-e enviadas aos clientes e evitando custos e retrabalho para a correção de documentos.

Mesmo que a sua empresa não receba ou emita muitas notas fiscais semanalmente, é extremamente importante padronizar as atividades para evitar o acúmulo de documentos que precisam ser organizados.

Vale destacar que acumular notas fiscais eletrônicas pode levar a erros no processo, por isso, como dizem por aí, “cuidado e canja de galinha não fazem mal a ninguém”.

Não custa nada incluir na rotina da empresa a organização das notas assim que elas chegam.

Os documentos devem ser guardados em pastas separadas por mês e ano, você evita perder documentos importantes e garante que eles possam ser facilmente encontrados.

 

Cheque a autenticidade do documento.

Esta dica é para evitar dores de cabeça com o fisco: verificar a autenticidade dos documentos eletrônicos recebidos.

Para isso, basta fazer uma visita ao site da prefeitura da cidade que emitiu a nota.

Procure pela área para verificar a autenticidade e a correção dos impostos, digite o código de verificação e garanta que está tudo certo com o documento antes de armazená-lo.

 

Acesse o site da fazenda com frequência

Para evitar o armazenamento de documentos inválidos, algo que pode trazer problemas no futuro, também é importante checar o status da nota fiscal atribuída pela fazenda depois que a nota é emitida.

Assim, é possível solucionar casos em que o documento é negado ou rejeitado – tanto em notas emitidas pelo seu negócio quanto nas enviadas por outras empresas.

 

De olho no Backup: mantenha os seus arquivos digitais seguros.

Nunca é demais lembrar que arquivos armazenados apenas no computador podem ser extraviados, uma medida de segurança que evita dores de cabeça no futuro é fazer um backup dos arquivos que contêm as notas fiscais.

Lembrando que o backup precisa ser atualizado sempre que um novo documento é incluído, uma alternativa é colocar as suas notas na nuvem, outra é incluí-las em um bom sistema de gestão.

Com o NxFácil por exemplo, fazemos backup automático para nossos servidores que possuem tecnologia segura, a mesma utilizada pelos maiores bancos do mundo.

 

Tintim por tintim: repasse as informações ao contador.

Ao gerenciar as notas fiscais, lembre-se de que todas as informações geradas no processo devem ser disponibilizadas para a contabilidade da empresa.

Mantenha um bom relacionamento com o seu contador de confiança, notifique todas as movimentações financeiras ao profissional responsável pelo controle.

Um sistema de gestão eletrônica também pode ser útil para disponibilizar essas informações automaticamente para a elaboração de fluxo de caixa e demonstrações de resultados.

 

Saiba aproveitar a tecnologia

Uma planilha eletrônica ajuda nesse processo de gerenciar notas fiscais? Até ajuda, mas não tem a mesma eficiência de um software de gestão que emite notas fiscais.

A tecnologia chegou para otimizar a gestão não só do gerenciamento do negócio, mas também das notas fiscais.

Para facilitar ainda mais a gestão das notas fiscais, as pequenas e médias empresas podem implantar um sistema de gestão online para controlar as finanças de forma simples e abrangente.

Dê preferência por um software que simplifique a emissão de notas fiscais, que permita o rápido compartilhamento dos documentos entre os setores da empresa.

Sua empresa ganhará tempo digitando as informações apenas uma vez em um único sistema e reaproveitando-as sempre que possível ao longo do processo de compra e venda.

Outras vantagens, por exemplo, são: o melhor aproveitamento de tempo no setor contábil, uma maior precisão nas atividades relacionadas às notas fiscais eletrônicas, mais segurança para a empresa e mais praticidade no gerenciamento de uma forma geral.

E você, como anda a sua gestão de notas fiscais?