A gestão de compras é um labor ao qual deve-se dar a importância devida, pois, quando as empresas não tem um adequado controle sobre este departamento, pode contribuir por exemplo, para a perda de competitividade ou prejudicar as finanças do negócio.

Gerir de modo adequado as compras de uma empresa pode gerar uma economia significativa, que por sua vez contribui para melhorar a rentabilidade da empresa, por isso, muitas organizações vem buscando maneiras de melhorar esse processo através de diversos esforços.

E se você sente que essa área em sua organização poderia ser melhor desenvolvida, otimizada, fique conosco que temos algumas dicas para o seu processo de planejamento de compras.

Tudo para que você possa focar no que realmente importa e alavancar seu negócio, acompanhe:

Mantenha um monitoramento constante do seu inventário.

É necessário estar sempre a par do seu inventário de estoque, já que isso lhe dá a oportunidade de conhecer:

• Quais os insumos e consumíveis terminam com maior rapidez e requerem abastecimento constante e rápido.
• Se existe matéria-prima disponível para continuar o processo de produção, sem causar danos aos clientes ou ao funcionamento da empresa.
• Quais produtos tem maior rotação e requerem um reabastecimento imediato para não afetar a satisfação dos clientes.
• Quais produtos tem baixa rotação para evitar recompras desnecessárias.

Estabeleça um plano anual de compras.

Esta dica consiste basicamente em uma estimativa das aquisições que se prevê realizar durante o ano seguinte.

Embora seja quase certo que você tenha variações ao longo do ano, esse planejamento ajudará a ter de maneira antecipada uma maior clareza sobre os recursos que deverá destinar para isso e em que momento será necessário levá-lo a cabo.

Para definir este plano, pode-se levar em consideração diversos dados, como por exemplo:

• A quantidade de matérias primas, insumos, bens, serviços e consumíveis adquiridos durante o ano anterior.
• O inventário atual.
• A informação sobre as vendas efetuadas no ano anterior.
• Os pedidos encomendados (dependendo do seu negócio).

Gerencie seus fornecedores.

Uma vez que tenha realizado um planejamento das compras, tem-se a oportunidade de detectar se há necessidade de novos fornecedores.

Também possibilitará fazer melhores negociações com os antigos fornecedores, já que a depender do volume de vendas, relacionamento, etc, poderá solicitar descontos ou preços diferenciados ao apresentar a estimativa de compras que planeja fazer ao longo do ano.

Assim mesmo é recomendável que se estabeleça expectativas quanto às condições comerciais (qualidade, prazos de entrega, serviço pós venda, etc).

Se você considera a possibilidade de ter uma relação de longo prazo com algum fornecedor, é recomendável que busque a possibilidade de estabelecer uma aliança estratégica, na qual permita a ambos ter maiores benefícios.

Automatize o processo.

Levar a cabo todo o seu processo de compras e ter o controle do seu estoque de forma automática ajudará a colocar esse departamento nos eixos e ganhar tempo e economizar dinheiro.

Quando não se conta com ferramentas que apoiem essa área, o pessoal responsável acaba perdendo muito tempo realizando certas atividades que poderiam ser efetuadas com mais rapidez.

Porém, com a ajuda de um sistema de gestão, não só pode-se automatizar a gestão do estoque, como se pode integrar outras áreas da empresa com esse setor importante, o que torna todo o trabalho muito mais fácil, rápido e organizado.

Vamos recapitular os benefícios de planejar as compras de sua empresa?

• Possibilidade de obter melhores preços e condições junto aos fornecedores.
• Se reduzem os custos administrativos, ao ter menos operações de compras.
• Ajuda a ter menores custos de inventário, graças ao correto planejamento, diminui o estoque e os custos associados.
• Amplia as possibilidades de ter os produtos e materiais que necessita de maneira oportuna.
• Permite ter uma melhor distribuição da carga de trabalho tanto no departamento de compras, como em outros que também participam do processo, já que já se tem estimado em que momento se devem realizar as compras e as atividades relacionadas a estas.

Levar a cabo essas recomendações fica muito mais fácil quando se apoia em um bom software de gestão como o NxFácil que permite que sua empresa tenha seu estoque organizado, de uma forma simples, além de facilitar na hora de emitir boletos e nota fiscal eletrônica (NF-E) entre outras funcionalidades!