O papel da otimização de processos é de reduzir ou eliminar desperdício de tempo e recursos, gastos desnecessários e erros, atingindo o objetivo dos processos sem falhas na execução. O processo de otimização da sua empresa, não virá da noite para o dia, mas os resultados serão claros em todos os setores. Um bom exemplo de otimização de processos e trabalhos, é pensar que você só vai perder tempo corrigindo erros e problemas, se eles existirem na sua empresa. Sem erros = sem correções.

Empresas de todos os meios enfrentam constantemente o desafio de produzir mais gastando sempre menos. Para crescer, empresas procuram por meios de melhorar seus processos, de uma maneira que resulte em redução de custos e em uma consciência sobre o que cada processo realmente representa dentro do seu plano de negócio.

1 – Tecnologias da Informação.
Pense em algumas das suas tarefas costumeiras, que são rotinas dentro da sua empresa. Como ligar para clientes, ir até a agência bancária para pagar contas. Todas elas foram simplificadas com o uso da tecnologia, tornando o dia a dia de todos mais produtivo e os processos cada vez mais simples, a tecnologia das coisas só trás mais facilidades e comodidades a todos, hoje podemos fazer quase todos os processos sem sair de casa. O mercado de tecnologia e inovação nunca vai parar, todos os dias são lançadas ferramentas novas, que podem lhe auxiliar em todos os processos.

2- Sem antigos costumes.
Como citado anteriormente, o mercado de tecnologia e inovação nunca para, então não podemos nos apegar a antigos métodos, apenas por comodidade. As antigas planilhas de controle hoje não funcionam mais tão bem e nem trazem tantos benefícios quanto um bom Software de gestão financeira. Gastando menos tempo para resolver burocracias, seus funcionários podem se dedicar a atividades mais importantes, como prospectar clientes ou até mesmo produzir mais.

3- Pesquise.
Lembre-se que o universo não gira em torno de uma única empresa e dos métodos que ela adotou, ou mantém. Fique sempre atualizado das novidades, faça cursos, participe de palestras, estude, converse, pesquise. O conhecimento é o grande bem da humanidade,  use com sabedoria e certamente encontrará soluções inteligentes. Pois o único bem que nunca será roubado de você é o conhecimento.

4- Pense estrategicamente.
Em um país em que somente 76% das empresas sobrevivem após dois anos de criação de acordo com dados do Sebrae, ter uma estratégia de crescimento e usar é importante. Por isso, ao analisar os processos operacionais da sua empresa, pense só nos realmente relevantes para atingir o objetivo desejado.

5 – Melhore sua comunicação.
Ouça opiniões das pessoas com mais experiência na área, descubra quais necessidades do seu cliente ainda não são atendidas, entenda as mensagens que o mercado passa para a sua empresa. Quando o gestor tem essa preocupação de ouvir e analisar cada sugestão, pode ter ideias para revolucionar o negócio e ser líder do setor em que atua. Mas temos que analisar quais informações realmente funcionam e são válidas para a sua empresa e pelo processo que ela toma.

6 – Documente os processos.
Como otimizar os processos tendo que documentá-los, como isso pode trazer mais eficiência para a sua empresa, a resposta é bem simples: tornando de conhecimento de todos os funcionários o que é preciso para executá-lo. A grande maioria dos empresários já passou pela situação de contar com um colaborador de confiança para executar uma tarefa específica, e apenas ele consegue executar a tarefa, e o que acontece é ver toda a produção se acumular sempre que essa pessoa precisa se ausentar. Esse tipo de dependência de uma pessoa só  é péssima para a empresa e deve ser evitada, por meio de documentação dos processos que pode ser uma espécie de manual.

7 – Identifique em que setor precisa da otimização.
Pense em um processo em sua empresa que está lhe custando mais do que deveria, ou que está causando insatisfação nos clientes, ou até mesmo estresse nos colaboradores e retrabalho. Descreva esses setores e processos em uma folha, e pense junto com os seus funcionários o que poderia ser diferente, para causar menos retrabalho e estresse nos funcionários.

8 – Implementar.
Depois de conhecer os processos e identificar as possibilidades de mudança e as necessidades de melhoria, é hora de implementar o processo na nova maneira.

É crucial, tanto para os objetivos do processo quanto da otimização dos mesmos, que todos os funcionários adotem o novo processo desde o início e implementem todas as mudanças visualizadas. Assim podemos checar por resultados, reunir informação e ver se os melhoramentos foram positivos ou não para a sua empresa. Pode acontecer que o processo não acabe como planejado, que o time não se acostume, que a implementação não tenha sido feita corretamente. Nesses casos é necessário começar o processo todo novamente.

9 – Automatizar
Insistir nos mesmos erros e esperar por resultados diferentes é a receita do fracasso. Repetir e incrementar práticas de sucesso é a chave para prosperar. Automatize os processos que foram provados e aprovados e os espalhe pela empresa e veja os resultados em redução de gastos, prevenção de erros, corte em desperdício e aumento de produtividade.

10 – Monitorar
Durante todo o processo de otimização de processos e monitores. Depois da automação, você com certeza encontrará novos pontos de melhoria. Identifique-os, repense o processo, implemente e automatize. Como em todo o processo de gerenciamento de processos, esse é um projeto constante. Se realizado somente uma vez, não trará soluções para sua organização. Se inserido na cultura da empresa, trará satisfação dos clientes, felicidade dos colaboradores, aumento nos ganhos e corte de desperdícios, tudo isso em níveis nunca antes vistos.