A aplicação de um sistema de workflow em sua empresa pode ser uma excelente estratégia de gestão. Veja como esse sistema pode lhe ajudar na gestão documental.

Ao saber do que se trata um software de workflow, você provavelmente já imagina alguma forma de aplica-lo em sua organização. Nesse post vou lhe mostrar como aplica-lo no gerenciamento de documentos.

Sabemos que é essencial ter o controle exato dos documentos e que, por vezes, se torna algo estressante. Manter o controle documental pode ser mais fácil, sem incômodos para localizar esses documentos e/ou saber em qual parte do processo se encontram.

Com uma plataforma que dê suporte e permita ter um controle mais exato, a organização dos processos a serem realizados com determinado documento, se torna mais eficiente o que, por consequência, evita gargalos entre outros possíveis problemas por falha de comunicação ou desorganização.

A final, o que é um workflow?

Na tradução literal para o português significa “fluxo de trabalho”. Trata-se de um sistema que permite alocar o documento a etapa em que se encontra de forma totalmente digital, estas etapas são inseridas no software, uma plataforma com o objetivo de manter as atividades, rotineiras ou não, em uma ordem segmentada. Quando o documento é entregue a outro setor, colaborador ou etapa, este é movimentado na plataforma para a sessão correspondente.

Assim é possível analisar por meio das sessões, o avanço do processo. Estas sessões são denominadas de acordo com a etapa, colaborador ou setor no qual o documento se encontra.

Você pode aplica-lo de diversas formas em sua organização, é necessário apenas direcionar o item a sessão que é equivalente ao passo do processo ou ao responsável pelo prosseguimento deste, isso incorporado ao software para que seja possível acompanhar o andamento do processo.

Gestão documental com workflow

Vamos considerar um procedimento simples de sugestões para desenvolvimento da empresa serviços e/ou produtos, considerando que essas sugestões devem ser registradas. Supondo que a sugestão tenha as seguintes divisões: envio da sugestão que será analisada, reprovada ou aprovada e implementada.

No workflow é possível isolar as ações que serão realizadas em diferentes fases, assim mantem-se a organização e desta forma pode-se observar em qual etapa se encontra. Veja como podemos aplicar este exemplo dentro da plataforma:

Cada fase é uma parte do processo, o item deve ser movido para o segmento correspondente ao passo seguinte do processo. De acordo com o exemplo, quando a sugestão é aprovada, move-se para fase “Aprovados”. Podemos identificar ainda que a “Melhoria de Gestão 02” foi reprovada e a “Melhoria de produto 01” já estava em fase de implementação.

Pode parecer simples demais, mas um workflow executa várias funções e é possível estabelecer regras para facilitar ainda mais a gestão dos processos. Nota-se que todos os fluxos estão com a mesma foto. Isto, por conta de os cards terem sido abertos utilizando a minha conta, sendo assim sou responsável por estes, também é possível alterar responsável ou adicionar outros.

Na fase de “Rejeitados” existe o símbolo de um olho com um traço, isso quer dizer que há uma regra para que os cards movidos para lá não apareçam  caso não seja desabilitado, temporária ou permanentemente.

O administrador consegue conceder permissões de acesso aos fluxos, que são basicamente os setores dentro do workflow, podendo literalmente criar um fluxo para cada setor da empresa.

Gestão

Gerir processos seguindo um fluxo estabelecido das etapas repetitivas, podendo identificar a fase em que se encontra o processo torna-se mais fácil. E documentos então, nem se fala, considerando apenas organização e registros exatos das ações vê-se grandes vantagens no uso de um Workflow.

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Gleice Simonetti