As reuniões de trabalho são, sem dúvida, muito importantes para o alinhamento e desempenho da empresa. Afinal, é o momento em que os diretores e gestores conseguem reunir a equipe para alinhar estratégias, criar projetos e outras finalidades. Elas, com certeza, fazem parte do cotidiano de todos os tipos de empresa. Porém, surge um problema que também pode estar no dia a dia das mesmas: as reuniões improdutivas.

Para que esses encontros não gerem a sensação de frustração e perda de tempo, separamos 4 passos para te ajudar a realizar uma reunião de forma eficiente!

 

1 – Programação

Ao convocar uma reunião, faça isso com antecedência! Assim, os integrantes têm tempo para se organizar. Além da hora de início da reunião, é bom estipular uma hora de término para a mesma, auxiliando os participantes a organizar seu planejamento para o dia. Para definir os horários, leve em conta o tema a ser debatido e o número de pessoas convocadas. Por fim, respeite esses horários!

 

2 – Pauta

Reuniões produtivas são iniciadas com uma pauta! Seguindo esse fato, não deixe que seja iniciado um encontro sem objetivos claros já determinados.
Uma dica é abrir uma reunião apresentando ao grupo os resultados esperados, gerando foco e engajamento. O que deve ser encontrado no final da reunião: uma decisão, uma ação, ou apenas ideias?

 

3 – Preparação

Não tem como alcançar uma reunião de fato produtiva sem preparação, não é ?
Por isso, os participantes devem saber o motivo do encontro, para que compareçam já preparados. Dias antes da reunião, apresente à equipe o assunto a ser discutido. Com isso, trarão dados e estarão prontos para compartilhar seus pontos de vista!

 

4 – Participação

Dentro de qualquer grupo, existem pessoas com diferentes personalidades, certo? Bem, em uma equipe de trabalho, não é diferente! Existem os colegas que falam mais, os mais retraídos, os que lideram… Mas, como tornar uma reunião produtiva com tantas diferenças?
Para facilitar a interação entre os participantes, tente envolver todos na realização dos objetivos, coordenando o encontro, fazendo perguntas e anotando tópicos importantes!

 

Extra: vale ressaltar que existem diversas ferramentas que podem ajudar na hora de transformar uma reunião em algo produtivo! Nós da Nx disponibilizamos uma ferramenta que pode te ajudar nesse quesito, o Nxrocket.

 

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