Organizar o projeto e registrar todos os dados em nuvem de forma segmentada e eficiente é possível com um sistema de workflow! Veja como e entenda melhor neste post.
Os projetos realizados em sua empresa podem ser mais organizados e menos estressantes ao utilizar um sistema de workflow. Dessa forma é possível registrar todos os dados subdivididos em etapas e individualmente. Parece coisa de outro mundo mas é possível facilitar e principalmente manter a ordem em um nível hard SIM!
Vamos lhe mostrar um exemplo bem simples de aplicação do software, lembrando que existem diversas regras que podem ser aplicadas, personalizando da melhor forma o sistema para as suas necessidades.
Primeiramente, o workflow é…
É um software onde registra-se a tarefa que deve ser realizada e seguirá em formato de fluxo. É também possível estabelecer as ações pré-determinadas que precisam ser seguidas. A tradução literal quer dizer “fluxo de trabalho”, então, conceituando melhor, trata-se basicamente da segmentação das ações a serem realizadas, de maneira totalmente digital e em nuvem (ou não), mas isso depende do software.
É possível permitir acessos, os cards, que são a representação da tarefa. Podem ser alocados à etapa correspondente, é possível inserir responsável, tempo e diversas outras adequações que personalizam o fluxo e descrevem a ação a ser realizada e o trabalho em si.
O software no projeto
Criamos um projeto fictício para exemplificar uma aplicação prática da plataforma.
Esse projeto é referente ao uso de EPI ‘s no ambiente de trabalho, como estimular o uso e a melhor forma de conservá-los. Considerando que esse projeto envolve alguns setores da empresa (como RH, Segurança do Trabalho e Logística), foi elaborado um fluxo em que os colaboradores destes setores, que estejam envolvidos no projeto, tenham acesso.
Considerando que a etapa inicial seja realizar pesquisas; a segunda seja coletar dados dentro da empresa com colaboradores, para então fazer uma sessão de brainstorming para ter melhores insights e soluções mais próximas à realidade; e por último, verificar custos para implementar, o fluxo foi elaborado da seguinte forma:
Os cards “Preparação” são os treinamentos para instruir e integrar os colaboradores sobre cada etapa e como cada uma deve ser realizada. Estes tem algumas etapas colocadas em tópicos que, por exemplo, nas pesquisas já foi dada a maior parte das instruções, as etapas seguintes não foram iniciadas, por tanto as instruções ainda devem ser passadas.
As pesquisas que foram realizadas possuem diversas fontes. E para cada pesquisa realizada, deve ser criado um card correspondente, por exemplo, o colaborador x pesquisou em comércios de EPIs e criou o primeiro card, este terá o card em seu nome. Se outro colaborador pesquisar em comércios também, deve criar outro card, dessa forma será responsável por este.
Realizar um projeto de forma sistematizada, com etapas claras e informações de fácil acesso, torna-se mais fácil com o auxílio de um workflow. Esta é uma das inúmeras formas de utilizar o software, o que pode agregar muito à cultura organizacional da sua empresa. Dê uma espiadinha neste post sobre Gestão de Documentos e veja mais um exemplo de como utilizar o sistema em sua empresa.
Gestão
Se não é o ponto mais importante, a gestão está entre estes, sendo um dos pontos que mais exige dedicação e cautela em uma empresa. O workflow é uma ferramenta que permite fazer o controle de processos e é uma excelente forma de aperfeiçoar sua gestão.
E falando em gestão de empresas, não resistimos em dar uma palhinha sobre o Nxfácil, nosso queridinho que pode ser um grande aliado para gerir sua empresa. Você pode testar gratuitamente por sete dias. Uma coisa lhe garanto, se tem um sistema que vai conquistar seu coração é o Nx, que é N Vezes Fácil.
UMA MELHOR GESTÃO PARA SUA EMPRESA
EM APENAS UM CLIQUE